La gestión del inventario es un aspecto fundamental de las operaciones comerciales. Muchas veces, es donde se obtienen ganancias o pérdidas. El trabajo de inventario puede ser tedioso, especialmente si no utiliza soluciones de software de gestión de inventario . Hacer el inventario manualmente puede llevar más tiempo y es probable que sea más impreciso en comparación con la gestión asistida por computadora.

Desafortunadamente, esta es la realidad para muchas PYMES. Se encontró que solo alrededor del 18% de las PyMEs usan herramientas de administración de inventario . Muchas empresas aún no aprovechan la digitalización. Muchas empresas todavía se quedan atrás. No quieres ser parte de estas estadísticas. Por lo tanto, si desea mejorar sus habilidades y conocimientos de administración de inventario, ha venido al lugar correcto para lo básico. En este artículo, brindaremos consejos que puede poner en práctica para optimizar los procesos de administración de inventario y su negocio.

Es por eso que muchas empresas invierten en herramientas digitales para aumentar sus profesionales con precisión y administrar su inventario de manera más conveniente. Más específicamente, los gerentes de inventario y el personal del almacén utilizan soluciones de administración de inventario digital .

Estas herramientas les ayudan a optimizar su práctica actual al tener algo para monitorear el tiempo real y la ubicación de sus artículos y la salud general de sus existencias. Además, estos respaldan las principales actividades de gestión de inventario , incluida la previsión , la gestión de almacenes, la logística y refuerzan su tecnología de back-end.

 

1. Verifique todas las existencias entrantes

Su primer enfoque debe ser verificar si el stock entregado es exactamente lo que ordenó a su proveedor. A veces, los proveedores reciben pedidos de stock empaquetados incorrectamente. En los casos en que no administren bien su inventario y sus pedidos, usted también puede tener pocas existencias. Esto también pone en riesgo sus ventas y credibilidad. En otros casos, es posible que obtenga más artículos de stock de los que realmente desea. Sin comprobarlo, no podrá realizar las devoluciones necesarias a tiempo antes del próximo pedido.

Esto se hace tradicionalmente de forma manual. Además, para eso están los inspectores de calidad entrantes . En organizaciones más grandes, hay departamentos dedicados solo a esto. Sin embargo, si pertenece a una pequeña o mediana empresa, a veces usted y otro personal deben hacerlo ustedes mismos. Por ejemplo, el equipo de TI debe verificar todos los pedidos relacionados con TI, como crimpadores y enrutadores; y los conductores de camiones deben inspeccionar todos los pedidos relacionados con el transporte, como neumáticos nuevos o el número de cajas de entrega.

De esta manera, la verificación puede ser realizada por las personas más conocedoras de su organización en lo que respecta a su inventario. Además, tenga en cuenta que también debe verificar la calidad y no solo la cantidad de artículos. En los restaurantes, en última instancia, el trabajo del chef es verificar los ingredientes que utilizan. Para las organizaciones médicas, son los médicos o los tecnólogos médicos.

 

2. Almacene las existencias con prudencia

Es más fácil colocar sus existencias donde quepa. Pero la forma fácil no siempre es mejor, ya que esto puede dificultar el seguimiento del producto. Y si tiene productos similares con empaques similares (podrían diferir en cantidad o tener una diferencia imperceptible), entonces, si tiene prisa, usted o su personal pueden cometer errores graves. Por lo tanto, es mejor tener un sistema claro que todos puedan aprender fácilmente. Además, es mejor tener un almacén o almacén organizado.

Otra razón para tener un sistema claro es que no desea depender de una sola persona para obtener lo que necesita. Desea que su sistema pueda aprender que, en caso de que algo le suceda a su personal clave, su negocio aún puede funcionar.

Muchas veces, los emprendedores hacen sus acciones siguiendo su camino. Y como muchas personas creativas son, los emprendedores pueden ser desordenados y bastante posesivos con sus sistemas de trabajo. Están «organizados» a su manera y son muy reservados cuando se trata de las cosas que creen que los hacen exitosos. Estos incluyen cómo mantienen sus existencias.

Entonces, si sientes que quizás eres este tipo de personas, debes hacer los esfuerzos necesarios para optimizar y transmitir tu sistema de trabajo a tu personal actual y futuro. Las directrices y los manuales deben redactarse y distribuirse con claridad. Además, estos deberían convertirse en protocolos de trabajo. Esto debería ser algo natural para su personal.

 

3. Cree etiquetas claras

Las grandes empresas utilizan la identificación por radiofrecuencia o RFID para rastrear, actualizar y monitorear fácilmente sus artículos y niveles de existencias. Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas todavía confían en buenas etiquetas pasadas de moda y recuerdos no tan confiables. Por lo tanto, es mejor dejar claras estas etiquetas. Además, no se equivocaría si los registra en una hoja de cálculo o en una plataforma de gestión de inventario.

Para su almacén físico, siempre debe asegurarse de tener una etiqueta clara en sus contenedores con el número de producto correspondiente, la cantidad y la descripción básica, incluido el nombre del proveedor y otros detalles importantes.

El etiquetado facilita la identificación del producto. Además, recuerde actualizar las etiquetas sobre la marcha. Esto facilita el seguimiento, ya que siempre puede conocer el contenido de la caja con su cantidad exacta. Esto le permitiría saber cuándo debe hacer su próximo lote o su próximo pedido.

 

4. Seguimiento de fechas de vencimiento

Si ofrece productos vencidos, entonces será responsable de multas considerables si el producto se entrega a los clientes. Por lo tanto, debe realizar un seguimiento de las «fechas de caducidad» de cada producto. De esta manera, puede borrar el stock antes de que se quede obsoleto. Muchas empresas compensan sus existencias ofreciéndolas a precios más bajos.

Además, solo para estar seguro. Recuerde verificar también las fechas de vencimiento de los pedidos salientes antes de empacar. Esta es la última línea de defensa. No quiere que lo arruinen y, lo que es peor, no quiere dañar a clientes inocentes y leales.

Además, ¿recuerdas el consejo anterior? Las fechas de vencimiento son información importante que debe incluir en sus etiquetas y en su base de datos. Si tiene una solución de plataforma de administración de inventario, también puede configurarla para que le notifique a usted o a su personal cuando se acerque la fecha de vencimiento de los productos. Esta es una gran característica que ofrecen las mejores herramientas de gestión de inventario .