La administración y finalización exitosa de un proyecto requiere una planificación meticulosa y un esfuerzo considerable. Para gestionarlo de manera efectiva, es recomendable dividir el proyecto en partes manejables y estructurar los esfuerzos en pasos claros.

La mayoría de los proyectos se componen de 5 fases: inicio, definición y planificación, ejecución, implementación y control, y cierre. Cada una de estas fases incluye tareas específicas que te ayudarán a alcanzar los objetivos de tu proyecto. Siguiendo este enfoque estructurado, aumentarás las probabilidades de éxito y tendrás un mayor control sobre el proceso del proyecto.

A continuación, se detallan cada una de estas fases:

Fase de Inicio

En esta fase, el equipo evalúa la viabilidad del proyecto y su alineación con los objetivos de la empresa. Se establece el alcance y los resultados deseados del proyecto y se identifican posibles socios. En algunos casos, se realiza un estudio de factibilidad para determinar la viabilidad económica.

El resultado final es un plan de proyecto que debe ser aprobado por todas las partes involucradas antes de proceder a la siguiente etapa.

Fase de Planificación

Aquí se establece la hoja de ruta para el resto del proyecto. Esto incluye la definición de metas y objetivos concretos, la estimación de costos y la definición del alcance y los entregables clave. También se aborda la adquisición de recursos, la gestión de riesgos, la comunicación interna y externa, y se establece una línea de tiempo con hitos definidos.

Fase de Ejecución

En esta fase, el proyecto se pone en marcha. Comienza con una reunión de lanzamiento del equipo y se centra en la creación de entregables de calidad. El gerente de proyecto asigna los recursos adecuados y asegura que los miembros del equipo se mantengan enfocados en sus tareas. El éxito de esta fase depende de la minuciosidad en la planificación previa.

Fase de Implementación y Control

Esta fase se superpone con la ejecución. Se monitorea el estado de los entregables y se programan reuniones periódicas para mantenerse al día. El uso de software de gestión de proyectos basado en la nube puede facilitar la actualización en tiempo real del estado de las tareas, ayudando a mantener un control efectivo del proyecto.

Fase de Cierre

El proyecto se cierra formalmente una vez que se entrega el entregable final y se informa a todas las partes interesadas. Antes de esto, es recomendable realizar una evaluación con el equipo para identificar lecciones aprendidas y mejorar procesos y eficiencia. Esta fase proporciona una oportunidad para celebrar los logros y reconocer el trabajo realizado.