A continuación se muestra la segunda parte del artículo «Consejos para una buena gestión del inventario«.
Evite los problemas agravados en la gestión del inventario con soluciones eficientes.
Cuando se pierden detalles importantes en la gestión del inventario, los problemas tienden a agravarse. Es importante ser consciente de que realizar el mantenimiento de existencias y la documentación manualmente en una hoja de cálculo puede dar lugar a errores. Incluso un mal día puede afectar los registros y las operaciones, lo cual implica esfuerzo y dinero.
Por lo tanto, es fundamental abordar los problemas de inmediato, como documentar en tiempo real el flujo y reflujo de los elementos a medida que avanzan. Además, es recomendable verificar minuciosamente cada movimiento, elemento, actualización y pedido, para evitar escenarios problemáticos, como pedir el artículo incorrecto y etiquetarlo «correctamente», o enviarlo tarde o al destino equivocado, incluso al cliente final. Incluso rechazar pedidos de artículos que aún están disponibles puede ser perjudicial. Un pequeño error puede dar lugar a diversas complicaciones.
Establecer niveles de stock umbral y pronosticar adecuadamente.
Cada negocio tiene horas pico de ventas diferentes, al igual que los proveedores tienen plazos de entrega distintos. Para evitar situaciones de falta de existencias, es esencial establecer el tiempo necesario para reabastecer y pronosticar cuándo se agotarán los niveles mínimos de existencias. Debe tenerse en cuenta las temporadas del mercado y las demandas fluctuantes de los clientes. Además, contar con una cantidad de reserva para cubrir el tiempo dedicado al reabastecimiento es ideal. También es importante considerar los niveles de stock de productos con menor demanda para reducir costos de compra y transporte. Estas son solo algunas de las consideraciones principales que deben tenerse en cuenta.
Realizar esta tarea manualmente, ya sea con lápiz y papel o en procesadores de texto y hojas de cálculo digitales, puede resultar complicado. Sin embargo, existen plataformas de gestión de inventario que facilitan el proceso de previsión. Si está buscando una solución para su organización, es recomendable hacer una lista corta de aquellas con habilidades de pronóstico.
Optimice las devoluciones en la gestión del inventario para una mayor eficacia.
Uno de los mayores problemas en la gestión del inventario surge cuando las devoluciones no se documentan correctamente. Esto no solo genera ineficiencias en el control de calidad, sino también en otros aspectos del negocio, como contabilidad, ventas y atención al cliente. La gestión del inventario está intrínsecamente relacionada con otros procesos empresariales, por lo que es fundamental tratarla como un aspecto integral en lugar de aislarla.
Por lo tanto, al igual que tiene un sistema de almacenamiento y control de calidad, también es necesario establecer un proceso de devolución. Una forma efectiva de hacerlo es separar todos los artículos devueltos del resto del inventario. Esto evita que vuelvan a circular y brinda la oportunidad de analizar y abordar las causas de las devoluciones. Además, esta situación puede convertirse en una oportunidad para brindar una experiencia personalizada a los clientes que devuelven sus productos.
Es importante recopilar información sobre el número y las razones de las devoluciones para crear un plan estratégico que reduzca estas instancias en la cadena de suministro. Este proceso implica no solo al personal de gestión de inventario, sino también a representantes de los clientes, al departamento de marketing e incluso a ejecutivos de alto nivel en ocasiones. Si bien no es posible profundizar en este tema aquí, es fundamental reconocer que las devoluciones no solo representan errores, sino que también pueden ser una oportunidad.
Realice un seguimiento constante de las existencias.
Es imprescindible realizar un seguimiento de las existencias en tiempo real y contar con un tablero de control que facilite esta tarea. Este seguimiento proporciona información sobre la cantidad de productos disponibles y las oportunidades para generar ventas y ganancias. El inventario es un indicador de la salud del negocio y está relacionado con otros aspectos, como compras y ventas. Por lo tanto, el monitoreo no debe ser una operación aislada, sino una función integrada en todo el proceso empresarial.
Para lograr una gestión efectiva de inventario en relación con adquisiciones y ventas en tiempo real, es recomendable adoptar un software de inventario que ofrezca integraciones con ventas y pedidos. Esto facilita el mantenimiento actualizado de la información sin tener que ingresar datos manualmente.
Mantenga las prioridades bajo control y utilice el principio de Pareto.
Hacer un seguimiento exhaustivo de todos los inventarios puede ser agotador y consumir mucho tiempo. Por lo tanto, es importante mantener claras las prioridades. En general, el 80% de la demanda se genera solo por el 20% de los productos. Este principio de Pareto, que sugiere que un factor pequeño representa la mayoría de los efectos, puede utilizarse para determinar qué productos priorizar en términos de esfuerzo para reordenar, almacenar y verificar.
Si es posible, segmentar el flujo de productos con más detalle que la regla general del 80/20 es recomendable. Muchos profesionales de la gestión de inventario optan por un análisis ABC más detallado para obtener una visión más precisa. Este análisis implica categorizar los productos según su importancia y utilizar esta información para tomar decisiones estratégicas.
Aproveche las soluciones de automatización para la gestión del inventario.
Hoy en día, es altamente recomendable considerar el uso de soluciones automatizadas para la gestión del inventario y el control de los niveles de stock. Estas soluciones brindan herramientas que ayudan en la administración eficiente del inventario, evitando la necesidad de realizar tareas manuales que consumen mucho tiempo. Además, reducen los errores y aumentan la productividad.
Existen soluciones automatizadas basadas en la nube que están disponibles en todo momento y desde cualquier lugar. Estas soluciones pueden tener un impacto significativo en los resultados del negocio y facilitar un crecimiento más rápido.
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