Métricas en la gestión de proyectos.
La gestión de proyectos implica asegurar que todas las actividades y procesos necesarios se completen a tiempo y dentro del presupuesto. Estas son las métricas clave para evaluar el éxito en la gestión de proyectos.
El Project Management Institute (PMI) define la gestión de proyectos como «la aplicación de conocimientos, habilidades y técnicas para ejecutar proyectos de manera efectiva y eficiente». Sin embargo, ¿es responsabilidad exclusiva del gerente de proyecto administrar cada detalle del plan de gestión?
La gestión de proyectos se estableció formalmente como una profesión en la década de 1950, aunque los primeros logros en este campo se remontan a la construcción de las pirámides de Giza en el año 2750 a. C.
En la actualidad, el avance tecnológico ha dotado a los gerentes de proyectos con herramientas y software más sofisticados que mejoran la eficiencia en la gestión de proyectos y carteras.
Sin embargo, no debemos pensar que las herramientas y el software lo hacen todo. Aunque estas herramientas hacen más eficiente la gestión de proyectos, su éxito sigue dependiendo en gran medida de las habilidades humanas para planificar, delegar, dirigir y administrar. Una estrategia eficaz consiste en utilizar herramientas para tareas estructuradas y repetitivas que se puedan modelar en plantillas, lo que permite al gerente de proyecto tener más tiempo para dedicarse a procesos creativos y no estructurados.
Encontrar el equilibrio adecuado implica considerar dos aspectos clave.
Capital humano:
Los gerentes se enfocan en los aspectos más «humanos» de la gestión de proyectos, como:
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- Planificación desde cero: Antes de asignar procesos a una herramienta, el gerente de proyecto debe comprender el alcance, la línea de tiempo y los objetivos del proyecto, y planificar en consecuencia
- Asignación de recursos: Definir el alcance, la línea de tiempo y los objetivos para el resto del equipo, y crear un cronograma de desglose del trabajo (WBS) con asignación de presupuesto.
- Dirección: Actuar como líder para guiar activamente la dirección del proyecto, estableciendo prioridades, tomando decisiones sobre concesiones y enfocando el esfuerzo del equipo.
Liderazgo, motivación, colaboración y gestión de equipos: Invertir en las habilidades adecuadas para motivar, colaborar e inspirar al equipo, ya que esto marca la diferencia entre gerentes efectivos y mediocres
- Gestión de riesgos: Prever y mitigar los riesgos que pueden surgir durante el proyecto.
- Gestión de cambios: Adaptarse a cambios en los objetivos, ideas de las partes interesadas o problemas que puedan afectar el presupuesto o el cronograma original.
Herramientas y software de gestión de tareas:
Los gerentes buscan herramientas confiables, fáciles de usar y con capacidad de integración. Estas herramientas ayudan en tareas rutinarias y estructuradas, como:
- Programación y recordatorios.
- Priorización y visibilidad del WBS.
- Información presupuestaria.
- Seguimiento de problemas y responsabilidades.
- Ventas y aprobaciones.
- Colaboración y canales de comunicación.
Conclusión.
En resumen, lograr el equilibrio adecuado en la gestión de proyectos implica que los gerentes creen el plan mientras el software simplifica los procesos y facilita la comunicación. Los gerentes supervisan la ejecución real, centrándose en la comunicación, la colaboración y la motivación del equipo. A lo largo del proyecto, pueden surgir situaciones que requieran ajustes, y el software debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a esos cambios. De esta manera, se evita perder tiempo valioso en detalles repetitivos y se puede enfocar en lo que realmente importa.
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