Para que las empresas se mantengan competitivas, deben optimizar constantemente sus procesos. A la hora de pensar implantar un ERP, a menudo surge la duda de si los procesos de la empresa se deben adaptar al software o viceversa.

 

Un sistema ERP estándar generalmente consta de una amplia gama de funciones y módulos que cubre la gran mayoría de los procesos, pero para muchas empresas, las funciones estándar de los sistemas ERP se amplían o complementan con funciones específicas de la propia industria. De esta forma, ya se pueden incluir algunas funcionalidades importantes para la empresa. Pero incluso los sistemas ERP de la industria son soluciones estándar que no pueden mapear completamente todos los procesos individuales de la empresa.

 

Implementar el diseño corporativo.

Al personalizar un sistema ERP, se deben importar los datos maestros existentes, implementar el diseño corporativo y realizar la localización. Además, los administradores de TI deben conectar las soluciones individuales existentes a través de interfaces o hacerse cargo de los datos anteriores. Por lo tanto, la cuestión de la adaptación es menos una cuestión de si y más una cuestión de cómo y en qué medida. Los sistemas ERP deben tener un cierto grado de adaptabilidad o flexibilidad para que el software no solo pueda adaptarse a los procesos comerciales existentes, sino que también pueda hacer frente a los requisitos futuros del mercado.

 

Pero no todas las formas de personalización son igualmente adecuadas. Por lo tanto, la introducción del ERP debe ir precedida de una revisión crítica de todos los procesos comerciales. Esto significa que, bajo ciertas circunstancias, se puede ajustar un proceso operativo en el nuevo sistema ERP y no al revés:

 

Que opciones tenemos para la adaptación de un ERP a la empresa, y la importancia de mantener una actualización continua de la herramienta:

Parametrización:

Prácticamente todos los ERP incluyen parámetros para mapear requerimientos especiales de la empresa. Sin embargo, algunas soluciones ERP solo tienen opciones de personalización limitadas, mientras que otras incluyen una amplia gama de parámetros y, por lo tanto, se pueden ajustar individualmente. La ventaja de esta forma de personalización es que el código del programa del sistema ERP no se modifica. El sistema sigue siendo actualizable.

Puede ser una desventaja si hay demasiados parámetros que se pueden activar o desactivar. Aquí, activar o desactivar configuraciones individuales puede crear interdependencias que afectan la funcionalidad.

Instalación de complementos:

Aquí se utilizan herramientas adicionales sin cambiar el sistema ERP. La ventaja es que no se realizan cambios en el sistema central. El ERP estándar aún se puede actualizar. Los procesos o funciones que faltan se complementan con programas o complementos adicionales.

Programación de ajuste:

La ventaja de la programación o codificación de ajuste radica en el mapeo exacto de sus propios procesos comerciales. Sin embargo, como regla general, el desarrollo lleva mucho más tiempo y, por lo tanto, el ERP necesita más tiempo en la implantación y también es más costoso que un ERP estándar, tanto al crear el código como luego al mantener el sistema.

Otra desventaja de la codificación es la pérdida de capacidad de actualización «simple». El administrador de TI debe llevar consigo el código adaptado individualmente o adaptarlo por separado con cada actualización. Por esta razón, las actualizaciones de los sistemas ERP modificados a menudo se descuidan y no se realizan, por lo que el sistema está desactualizado y puede tener brechas de seguridad.

La personalización del sistema ERP es la norma

Si hay ajustes de código en el sistema ERP, definitivamente tiene sentido asegurarse de que el código esté bien documentado. Las actualizaciones y los ajustes posteriores se pueden realizar más fácilmente. Una adaptación individual del sistema ERP es la regla. Sin embargo, el alcance de estos ajustes puede variar mucho. Las diversas opciones de personalización tienen ventajas y desventajas que cada empresa debe sopesar individualmente al introducir un sistema ERP. En general, sin embargo, es una ventaja si se conserva la capacidad de actualización simple del ERP.

Las opciones de personalización de los sistemas ERP se están convirtiendo cada vez más en un factor competitivo para las empresas. Con una solución que se puede adaptar para procesar los cambios de la manera más eficiente posible, es posible reaccionar más rápidamente a los cambios del mercado. Por lo tanto, puede ser ventajoso seleccionar un sistema ERP que ya tenga una herramienta de personalización correspondiente para que ciertos ajustes (ampliaciones de bases de datos, salidas de programas, ajustes de formularios, etc.) se puedan realizar de manera más rápida y eficiente.