El Welcome Pack: Importancia y ventajas para trabajadores y clientes.
En este artículo, queremos destacar la importancia y las ventajas de los Welcome Pack o Manuales de Bienvenida, ya que consideramos que muchas empresas subestiman su valor.
¿Por qué nos preocupamos más por los empleados cuando se van que cuando se incorporan? ¿No es crucial mostrar interés desde el inicio de su trayectoria?
«Los clientes no son lo primero, lo primero son los empleados. Si cuidas de tus empleados, ellos cuidarán de tus clientes.» – Richard Branson, Fundador de Virgin Records.
Un Welcome Pack o Manual de Bienvenida es un paquete de bienvenida que contiene material relevante para el desempeño del trabajo. Se entrega al empleado al incorporarse a la empresa (Welcome Pack interno) o a los nuevos clientes (Welcome Pack externo).
El proceso de incorporación y el programa de acogida son factores clave para lograr una mayor motivación de los empleados y reducir el tiempo de adaptación a la estructura de la empresa.
A día de hoy, aún existen empresas que contratan nuevos empleados sin preparar el material necesario para su llegada (uniformes, equipo de protección, protocolos de actuación, etc.). Parecen no ser conscientes de la importancia de este momento de compromiso.
Por ello, el planteamiento de un Welcome Pack busca transmitir de manera uniforme la información y formación necesaria durante los primeros momentos de incorporación, aumentando el empoderamiento y el compromiso de los empleados. Un Welcome Pack debe hacer que los empleados se sientan «bienvenidos» y que sepan que pertenecen a ese lugar.
Ventajas del Welcome Pack.
Reducir los costes del inicio:
Una buena orientación en el momento de la incorporación ayuda al empleado a adaptarse más rápidamente, reduciendo los costes asociados al aprendizaje del trabajo.
Reducir el estréss:
Una buena bienvenida puede disminuir el estrés típico de comenzar un nuevo trabajo.
Reducir la rotación del personal:
La desilusión o la sensación de no ser valorado pueden llevar a la rotación de personal. Un buen Welcome Pack puede dejar claro que la empresa valora al empleado y desea su éxito en el trabajo.
Ahorrar tiempo en formación:
Un buen recibimiento acelera la adaptación tanto del nuevo empleado como del resto del equipo.
Desarrollar expectativas, actitudes positivas y satisfacción laboral:
Es importante que los empleados sepan qué se espera de ellos, qué pueden esperar de sus compañeros y cuáles son los valores de la empresa. Un Welcome Pack bien planificado ayuda a establecer estas expectativas y a que los empleados se sientan cómodos y satisfechos con su papel en la compañía.
Si un empleado decide abandonar la empresa, en gran medida, es porque no se siente parte de ella. Por eso, el papel del Welcome Pack es fundamental. Además de ahorrar costes en la rotación de personal, ayuda a que los empleados se sientan cómodos y satisfechos en su lugar de trabajo.
¿Qué debería incluir el Welcome Pack?
Normalmente, el Welcome Pack incluye una serie de documentos que se entregan tanto a nuevos clientes como a nuevos empleados/colaboradores para que conozcan y se familiaricen con la empresa.
El Welcome Pack permite difundir de manera organizada y metódica las normas, filosofía, valores y aspectos importantes de la organización. Es esencial que la entrega de este documento vaya acompañada de un mentor o de un miembro experimentado de la empresa que pueda brindar seguimiento y transmitir bien estos valores.
Por tanto, el manual suele incluir una carta de bienvenida, información esencial sobre la empresa (historia, organigrama), elementos necesarios para el desempeño del trabajo y detalles útiles para los nuevos integrantes (acceso al correo electrónico, a la red wifi corporativa, formación en prevención de riesgos laborales, preguntas frecuentes, merchandising corporativo, etc.).
Llama la atención cómo en la mayoría de los casos se despide cálidamente a un empleado que se va, pero a veces olvidamos darle una buena bienvenida al nuevo empleado. Todas las empresas deberían revisar su proceso de incorporación de nuevos empleados y anticiparse a sus preguntas y ansiedades. De esta manera, se reducirán los costes iniciales, se disminuirá el estrés y se aumentarán las expectativas, actitudes positivas y la satisfacción en el trabajo.
¿Y para nuestros clientes?
Además de ser una poderosa herramienta de fidelización para los nuevos empleados, el Welcome Pack externo puede utilizarse para aumentar la confianza y la lealtad de los clientes. Este tipo de Welcome Pack se dirige a clientes, patrocinadores o medios de comunicación y les da la bienvenida, estableciendo así una relación sólida desde el primer día.
Conclusión.
No dudes en utilizar un Welcome Pack para generar lealtad en tus empleados desde el primer día. Esto fomentará su compromiso con el equipo y los objetivos de la compañía. Examina detenidamente todas las ventajas y estarás convencido.
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