¿Qué es un Welcome Pack o Manual de Bienvenida?

 

En este artículo queremos hablarte de los Welcome Pack o Manuales de bienvenida, porque estamos convencidos de qué no todas las compañías son conscientes de su importancia y de sus ventajas.

¿Por qué nos preocupamos más de un trabajador cuando se marcha, que cuando se incorpora? ¿No es más importante poner interés en él desde el comienzo de su trayectoria?

 

Los clientes no son lo primero, lo primero son los empleados. Si cuidas de tus empleados, ellos cuidarán de tus clientes.

-Richard Branson. Fundador de Virgin Records-

 

 

Un Welcome Pack o un Manual de bienvenida, es un paquete de bienvenida que incluye material importante para el desempeño del trabajo, que se entrega al empleado cuando se incorpora a la empresa ( Welcome pack interno) o bien a nuevos clientes ( welcome pack externo).

 

 

El proceso de introducción y programa de acogida de nuevos profesionales es un factor clave para obtener, a la larga, una mayor motivación de los trabajadores y una reducción de los tiempos de incorporación y adaptación a la estructura de funcionamiento de la empresa.

 

A día de hoy, aún me encuentro con empresas que realizan nuevas contrataciones de trabajadores y el mismo día de su incorporación nadie ha preparado el material a entregar (uniforme, EPIs, protocolos de actuación, de procedimiento…etc.). Creo que no son del todo conscientes de la importancia que tiene este momento de engagement.

 

En base a todo ello, el planteamiento de un Welcome Pack tiene como objetivo trasladar de forma homogénea la información y formación necesaria durante los primeros momentos tras la incorporación, haciendo que se incremente el empowerment y compromiso de los distintos colectivos. Un Welcome Pack debe hacer que tus empleados piensen “soy bienvenido, y por lo tanto siento que pertenezco a este lugar”.

 

¿Qué Ventajas tiene el Pack de Bienvenida?

 

Vamos a analizar, cuáles son desde el punto de vista de Serenty, las principales ventajas y por tanto en lo que radica la importancia de un Welcome Pack:

 

REDUCIR LOS COSTES DE LA PUESTA EN MARCHA

Una buena orientación en el momento de la incorporación ayuda al empleado a coger el ritmo de una forma mucho más rápida, reduciendo los costes asociados al proceso de aprendizaje del trabajo.

 

REDUCIR EL ESTRÉS

Una buena bienvenida puede reducir los riesgos de sufrir el típico estrés de empezar un nuevo trabajo.

 

 

REDUCIR LA ROTACIÓN DE PERSONAL

En muchos casos, la rotación de personal viene dada por el desencanto que pueda sentir un empleado en su lugar de trabajo (bien porque no se siente valorado, bien porque cree que no puede desempeñar bien su trabajo). En este caso, un buen Welcome Pack podría dejar claro al empleado que la empresa le valora y, lo más importante, quiere que tenga éxito en su trabajo.

 

AHORRAR TIEMPO EN FORMACIÓN

Si el recibimiento es óptimo, menos tardará el nuevo empleado y el resto de la plantilla en adaptarse a la incorporación.

 

DESARROLLAR EXPECTATIVAS, ACTITUDES POSITIVAS Y SATISFACCIÓN EN EL TRABAJO

Es importante que los empleados sepan cuanto antes qué es lo que se espera de ellos, qué pueden esperar ellos de sus compañeros y cuáles son los valores de la empresa. Una de las razones por las que un Welcome Pack suele fallar es que no está bien planeado y, por lo tanto, el empleado no conocía todos los requerimientos del empleo ni se hacía una idea de cómo sería su día a día en la empresa.

 

Debemos pensar que si un empleado decide abandonar la empresa es, en gran parte, porque no se siente parte de ella. Por ello es tan importante el papel del Welcome Pack: Además de ayudar a ahorrar costes a la empresa en rotación de personal, también ayuda a que los empleados se sientan cómodos en su lugar de trabajo y satisfechos con su papel en la compañía.

 

¿Qué debería incluir el Welcome Pack?

 

Normalmente incluye una serie de documentos que entregaremos tanto a nuevos clientes como a nuevos integrantes/colaboradores y trabajadores para conocer e iniciarse en la empresa.

 

Con el Welcome pack conseguimos de una manera organizada y metódica difundir, las normas, filosofía, valores y aspectos más importantes de la organización. Es importante que la entrega de este documento de bienvenida vaya acompañado de una mentoría y seguimiento de algún miembro con experiencia dentro de la empresa y que conozca bien estos valores.

 

Este manual suele incluir una carta de bienvenida a la empresa, aspectos esenciales de la empresa, como la historia de la organización, organigrama, elementos necesarios para la realización del trabajo y detalles útiles para los nuevos integrantes (acceso al correo electrónico, acceso a la wifi corporativa, formación en prevención de riesgos laborales, dudas y preguntas frecuentes, Merchandising corporativo…)

 

 

 

Me llama la atención cómo en la mayoría de los casos, se da una cálida despedida a un empleado que se va, con un detalle, por ejemplo, y, sin embargo, cuando llega un nuevo empleado a veces nos olvidamos de darle un buen recibimiento. Cualquier compañía debería estudiar su proceso de recibimiento de nuevos empleados y anticiparse a las preguntas y ansiedades que pudiera surgir. De esta manera, reduciríamos costes de la puesta en marcha inicial, reduciríamos el estrés y aumentaríamos las expectativas, actitudes positivas y la satisfacción en el puesto de trabajo.

 

¿Y para Nuestros Clientes?

 

Cómo ya hemos visto el paquete de bienvenida es una potente herramienta de fidelización para los nuevos empleados de la compañía, pero también podemos potenciar esta valiosa herramienta para aumentar la confianza y lealtad de nuestros clientes.

 

Estaríamos hablando entonces de un Welcome pack externo, dirigido o pensado para clientes, patrocinadores o medios de comunicación, frente al Welcome pack interno que cómo ya hemos visto esta dirigido a trabajadores, socios o accionistas de la empresa.

 

Se trata de un elemento importante de comunicación que da la bienvenida a nuestros clientes y consigue fidelizarlos desde el primer día.

 

Consejo Serenty

No lo dudes, un Welcome pack de bienvenida consigue la lealtad de los trabajadores desde el primer día, así como la máxima implicación con el equipo y los objetivos de la compañía, tan solo tienes que ver con algo más de detenimiento todas sus ventajas y seguro quedaras convencido.