¿Qué es la gestión de los stakeholders o interesados, en un proyecto?

 

Ejecutar un proyecto de forma exitosa, requiere un alto grado de gestión de las partes interesadas/ stakeholders. Pero, ¿quiénes son exactamente las partes interesadas?

De forma muy breve, una parte interesada es cualquier persona que tenga interés en el proyecto o que se verá afectado por sus entregables o resultados. La gestión eficaz de las partes interesadas requiere que no solo comprendamos los valores y los problemas que los interesados deben abordar, sino que también mantengamos a todas las partes interesadas involucradas durante la duración del proyecto.

 

De hecho, la participación insuficiente de las partes interesadas y la comunicación poco frecuente con los patrocinadores han sido durante mucho tiempo las principales causas del fracaso en los proyectos. Si bien estos problemas surgieron por primera vez hace décadas, hoy en día siguen siendo más relevantes que nunca.

 

¿No estás seguro de por dónde empezar examinando tu propia gestión de partes interesadas y buscando formas de mejorar?

A continuación, te damos algunas ideas que pueden ayudarte en el camino hacia el éxito del proyecto.

 

Identificar las partes interesadas /stakeholders

 

Una de las primeras acciones que debes llevar a cabo es, identificar a las partes interesadas en el proyecto, es un paso crucial para garantizar el éxito del proyecto. Sin embargo, determinar las partes interesadas del proyecto, en particular las afectadas indirectamente, no siempre es fácil.

Podríamos comenzar por priorizar las partes interesadas en función de su influencia en el proyecto. Piensa si es probable que apoyen firmemente el proyecto. ¿Podrían bloquearlo? ¿Qué importancia tiene que estén satisfechos con el resultado del proyecto?

Una forma probada y comprobada de comprender el nivel de interés de cada grupo de partes interesadas es crear una Matriz de poder e interés. Coloca a cada grupo de interesados en la matriz en función de su poder / nivel de interés y luego adminístralos en consecuencia.

La Figura 1 a continuación ilustra un ejemplo de Matriz de intereses y poder para la gestión de los interesados.

Figura 1: Matriz de poder-interés para el análisis de los interesados.

En función del lugar en dicha matriz, en la que hemos identificado/clasificado a nuestros interesados, podremos conocer las acciones que debemos llevar a cabo:

 

Las personas de alto poder e interés deben ser administradas de cerca. Debemos involucrar plenamente a estas partes interesadas y dedicar nuestros mayores esfuerzos para satisfacerlas.

Las personas de alto poder y poco interés deben estar satisfechas. Hay que dedicarles suficiente tiempo para satisfacerlas, pero no tanto como para empezar a irritarlas.

Se debe mantener informadas a las personas de bajo poder y de alto interés. Informa a estas partes interesadas, manteniéndolas actualizadas y habla con ellas periódicamente para asegurarte de que no surjan problemas importantes.

Se debe monitorear ( que no controlar)  a las personas de bajo poder y bajo interés. Observa a estos interesados sin dedicarles mucho esfuerzo y no te comuniques demasiado.

Una vez identificados los interesados y su influencia en su proyecto, el siguiente paso es determinar sus necesidades e inquietudes. Realizar entrevistas con las partes interesadas es la mejor manera de tomar tales determinaciones. Durante las entrevistas, tómate el tiempo para establecer los requisitos que generan beneficios tangibles.

 

Establecer metas y objetivos

 

Durante las entrevistas con las partes interesadas, crea un conjunto de metas y objetivos realistas. Es más probable que las partes interesadas se involucren activamente en las metas y objetivos del proyecto que mejoran el desempeño comercial. Un punto clave para recordar es el siguiente: las partes interesadas no siempre están dispuestas a participar activamente, pero involucrarlas en esta etapa temprana del proyecto ayudará a garantizar el éxito, tanto para la gestión de las partes interesadas como para el proyecto en sí.

 

Acordar los entregables

 

Los proyectos necesitan un conjunto claro de entregables diseñados para lograr las metas y objetivos del proyecto. Como director del proyecto, debes comunicarlos claramente a las partes interesadas y garantizar una comprensión clara de la calidad y composición de cada entregable. Se pueden preparar prototipos y muestras para lograr este entendimiento y evitar malentendidos o decepciones posteriores.

 

Comunicar el progreso

 

Una vez que se establecen las metas, los objetivos y los entregables, comunicar el progreso es crucial para la gestión de las partes interesadas. Una vez que el proyecto está en ejecución, hay dos grupos de personas a quienes debes mantener informados del progreso: el equipo del proyecto y las partes interesadas. La forma más eficaz de comunicar el progreso es mediante informes de estado periódicos. Estos informes proporcionan un registro valioso del proyecto y pueden enviarse por correo electrónico a todas las partes relevantes o colocarse en un depósito central al que todos tienen acceso, en función de lo que se haya definido en el plan de comunicación.

 

Cuidar las relaciones

 

En la gestión de las partes interesadas, las relaciones son cruciales y dan como resultado una mayor confianza. Donde hay confianza, las personas trabajan juntas de manera más eficaz. Una inversión en la gestión de las partes interesadas, en la construcción de relaciones y confianza, es una inversión en el éxito del proyecto.

 

Los interesados, concretamente los que se encuentran en el cuadrante superior derecho de la matriz indicada anteriormente, son las personas más críticas en el proyecto: son fundamentales para su éxito.

¿Una última recomendación? Consulta con las partes interesadas con anticipación y con frecuencia para mantenerlos «a bordo» y evitar sorpresas desagradables o malentendidos.

 

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