GUIA PARA ORGANIZAR EL PROCESO DE COMPRAS DE TU EMPRESA

Dentro de todas las áreas y operaciones de una empresa, las compras es el área más ignorada y menos entendida. Por este motivo, las compras son un desafío para la mayoría de las empresas que inevitablemente terminan utilizando procesos de compra arbitrarios e ineficaces.

Comprendiendo el proceso de compras

A nivel muy básico, las compras implican equilibrar calidad, cantidad y precio de una manera que garantice que las necesidades de nuestra empresa se cubran de manera efectiva dentro del presupuesto que se ha fijado para sí misma.

Antes de revolucionar la empresa con una renovación de nuestro proceso de compras, es esencial entender de una manera clara las diferentes etapas del proceso de compra.
Empezando por la identificación de la necesidad de comprar algo, decidir qué producto o servicio comprar, la creación de un equipo de compras, planificar la cantidad y especificar los requisitos de calidad, el presupuesto, la selección de proveedores, logística, la evaluación del desempeño y por último para que todo lo anterior se cumpla, primero se debe crear un proceso de compra organizado e informado a todos los interesados.

 

 

Etapas en el proceso de compra

•  Identificar la necesidad de compra
•  Generar una solicitud de compra con los productos o servicios requeridos
•  Establecer una solicitud de presupuesto (RFQ)
•  Revisar los presupuestos recibidos en base a la RFQ
•  Seleccionar la mejor oferta en función de los criterios especificados, como el precio, la disponibilidad y la calidad
•  Realizar un pedido de compra que, una vez aceptado por el proveedor, se convierte en un acuerdo contractual que incluye los términos y condiciones más importantes.
•  Verificar la entrega de los productos o servicios para asegurarse de que esté completo y cumpla con los requisitos especificados del comprador
•  Verificado lo anterior, el proveedor generará una factura
•  La factura se verifica con la orden de compra y se archivan los documentos necesarios
•  Se realiza el pago al proveedor

 

Beneficios de un proceso de compra optimizado

Probablemente la pregunta que se hacen todas las empresas es ¿cuáles son los beneficios del sistema de compras con respecto a los ingresos de la empresa?

La respuesta es muy sencilla, si bien las compras en los términos más estrictos se refieren a la compra de productos para cumplir con los requisitos comerciales, su impacto en los resultados comerciales puede ser sustancial y extenderse más allá del departamento de compras.

 

Áreas de negocio de la empresa a las que afecta el departamento de compras

• Eficiencia operativa: Un sistema de pedidos de compra optimizado puede ahorrar tiempo, dinero y maximizar el flujo de efectivo. El acceso fácil y rápido a una orden de compra, la capacidad de hacer cumplir los presupuestos y garantizar la responsabilidad en toda su empresa es clave para un mejor proceso de compra y, a su vez, de ahorro.
• Reducción del fraude interno: El fraude es un desafío importante para cualquier empresa. Cuando no existe un proceso de compras organizado, los fraudes internos son altos. Sin embargo, si una empresa invierte tiempo y esfuerzo en construir un proceso de compra organizado, se le garantiza un seguimiento de cada transacción, que se puede usar para identificar exactamente quién está tratando de engañar a la empresa y disuadir a otros de que lo hagan.
• Fácil acceso a la información importante: Esto no solo conduce a una mayor eficiencia y responsabilidad, sino que también permite al negocio una mayor visibilidad en las áreas de mejora. Por ejemplo, una empresa que tiene acceso a los registros de compra durante un período de tiempo podrá registrar las tendencias de compra, el comportamiento del proveedor y usar esa información para planificar y negociar presupuestos para pedidos futuros.
• Mejor control presupuestario: Esto, nuevamente es un desafío para las empresas. Antes de realizar una compra, es vital saber si hay fondos suficientes para pagarla. Un proceso de compras organizado mejora la planificación y gestión financiera, lo que conduce a mejores precios, mejor planificación y, por supuesto a un mejor control sobre el flujo de efectivo.

Organizando el proceso de compras

Un proceso de compras organizado proporciona a la empresa un marco claro y detallado dentro del cual puede funcionar, y permite la combinación de la solución correcta con las necesidades comerciales exactas.

 

• Hacer uso de la tecnología: Al automatizar el proceso de compras, se logra un ahorro de tiempo, disminución de riesgos empresariales, procesos más simplificados y una reducción de costes administrativos.
• Capacita a tu departamento de compras: Conecta tu departamento de compras con toda la información que tenga que ver con especificaciones de productos / servicios y requisitos de pedidos. Información como las tarifas de precios o una lista de proveedores homologados o incluso la información detallada sobre el producto/ servicio, deben estar a su alcance para evitar retrasos innecesarios que suponen un gasto para la empresa.
• Mejore las relaciones con los proveedores: A la mayoría de los proveedores no les importa reconsiderar los términos del contrato si creen que eso les permitirá obtener más ventas con tu empresa en un futuro. Además, la gestión de riesgos, con respecto a productos dañados o envíos retrasados, es un área que se vuelve más fácil de gestionar si ambas partes disfrutan de una relación sana. Con un proveedor de confianza, se reduce la necesidad de reevaluar proveedores, términos y contratos, y habrá margen para las negociaciones de precios.
• Establece un modelo operativo: Concéntrese en delegar responsabilidades en función de las fortalezas de los miembros del equipo de compras, tanto para tareas comerciales como para roles técnicos. Asegúrese de que haya un cuadro de mando de desempeño y un objetivo, visión y estrategias de adquisición documentados que sean revisados periódicamente por responsable del Departamento en línea con la Dirección de la compañía. Haga que su equipo de compras participe en reuniones cruciales relacionadas con las ventas y la satisfacción del cliente para que estén conectados con el funcionamiento y los entregables de las diferentes secciones del departamento.

 

Como ya hemos visto el papel de departamento de compras es clave, y tener un equipo que esté cualificado para cumplir con esas responsabilidades es de suma importancia para el éxito comercial. Si se logra una política y un método de compras adecuado, la empresa ganará más dinero. Y, más importante, crecerá en su competitividad, única garantía de supervivencia y éxito a largo plazo.

Analiza todo lo anterior, reflexiona sobre como funciona el departamento de compras de tu empresa y planifica que acciones vas a poner en práctica para mejorarlo y si necesitas ayuda cuenta con Serenty Process Consulting.