La competencia, la necesidad de ser ágil en un panorama empresarial en constante evolución, el deseo de los clientes de obtener respuestas rápidas a consultas o problemas que los atormentan: estas son solo algunas de las razones por las cuales las organizaciones clasifican la colaboración del equipo como un factor esencial para impulsar su negocio procesos.

Y con la creciente popularidad de los equipos distribuidos y la fuerza del teletrabajo ha crecido el uso del software de colaboración empresarial basado en la nube.

El software de colaboración está diseñado principalmente para mejorar la productividad dentro de un grupo de individuos y, más específicamente, dentro de las organizaciones.

La productividad es la palabra operativa, aquí hay algunas formas en que un software colaborativo o groupware aumenta el rendimiento individual y de equipo:

Tareas

Los proyectos se componen de tareas que se pueden dividir en subtareas. Algunas tareas son realizadas por individuos, mientras que otras requieren colaboración. Una solución de colaboración basada en la nube sirve como una plataforma central donde los gerentes de proyecto o los líderes de equipo pueden asignar tareas a ciertas personas, con asignaciones que incluyen la descripción de las tareas, los objetivos y los plazos.

El software de colaboración también permite a los miembros del equipo trabajar conjuntamente en tareas, aportar ideas para trabajar de manera más eficiente, compartir actualizaciones, archivos, documentos y otra información.

Discusiones

La comunicación efectiva es un ingrediente vital para una colaboración exitosa. Con el software de colaboración, las discusiones se guardan en sus espacios de trabajo apropiados, donde se puede invitar a las personas pertinentes en cualquier momento, a diferencia de los largos hilos de correo electrónico donde el mensaje central puede perderse a medida que los correos electrónicos se digieren en partes.

Con el correo electrónico, también existe la posibilidad de que algunos miembros del equipo se queden fuera de las discusiones, lo que en última instancia puede generar confusión. Las discusiones se pueden hacer en privado, como en sesiones de chat individuales, o en grupos, como en una lluvia de ideas para todo el equipo.

Gestión de documentos individuales

El intercambio de documentos y archivos es un elemento básico en la mayoría de los esfuerzos de colaboración. Hay varias formas de compartir documentos, pero la integridad de los datos puede ser un problema cuando el correo electrónico se usa para compartir archivos dentro de grupos, y los archivos a veces pueden desaparecer de las unidades compartidas. (Los archivos eliminados en unidades compartidas no son tan fáciles de recuperar como en computadoras individuales, a menos que tenga una papelera de reciclaje de red o una copia oculta de la unidad habilitada). Con un sistema de software de colaboración, obtiene una única solución de administración de documentos donde todos Los archivos y documentos necesarios se encuentran en un repositorio centralizado, disponible para que los usuarios autorizados puedan verlos, editarlos o incluso eliminarlos. Y sí, en cualquier lugar del mundo, independientemente del dispositivo utilizado para acceder.

Cuando se realizan actualizaciones a archivos o documentos específicos, dependiendo de la configuración de alerta preestablecida del software, puede informar automáticamente a todas las personas interesadas de los cambios que se han realizado.

Perfiles sociales

El software de colaboración permite a los usuarios crear un perfil de cuenta completo con su información, como áreas de especialización, dirección de correo electrónico, número de teléfono, ubicación, disponibilidad de tiempo, proyectos en los que están trabajando, etc.

Esto facilita que otros usuarios encuentren a las personas adecuadas para responder consultas relacionadas con tareas, simplificando la forma en que se comparte el conocimiento dentro de una empresa, y para que los gerentes de proyecto ubiquen a las personas con las habilidades necesarias para ayudar con sus proyectos.

Lo que no rastreas, no lo puedes medir. Lo que no mides, no puedes mejorar.

Cuando se trabaja con equipos, es esencial realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que los jugadores individuales de cada equipo dedican a cada tarea. Además de las cifras precisas de la nómina, esto le permite una mejor visión del tiempo total que un proyecto puede necesitar desde la planificación hasta la finalización. También le brinda una visibilidad clara de los miembros del equipo que son más adecuados para ciertas tareas, lo que puede ser la base para un plan de especialización de tareas para proyectos futuros.