Tradicionalmente las empresas desarrollaban internamente todas sus operaciones, estuvieran o no relacionadas con su actividad principal. Con el tiempo, surgió la subcontratación a terceros para actividades secundarias, no relacionadas directamente con su objeto principal como servicios de limpieza o mensajería, debido principalmente, a la falta de personal especializado y el menor coste que supone.
En los últimos años y gracias al avance tecnológico, esta subcontratación se trasladó también a sectores que tenían un impacto más directo en el negocio, externalizando procesos de negocio completos, en muchos casos de tipo administrativo con un alto componente tecnológico, lo que ha permitido a las empresas centrarse en su actividad principal.
¿QUÉ ES BPO?
BPO o Business Process Outsourcing es la técnica de administración de recursos corporativos que consiste en la externalización de la administración de parte de los procesos, insumos y recursos de la empresa, materiales o intelectuales, depositando la confianza de esta actividad en un tercero especializado.
Sin lugar a dudas, una forma de adaptarse a entornos cambiantes, en los que hace falta realizar incorporaciones de personal e integración de servicios a la vez que capacitamos a nuestra empresa, para adaptarse a las nuevas necesidades del mercado.
El número de empresas que recurren a este tipo de soluciones o que aumentan el capital destinado a la externalización sigue en aumento.
Hoy en día, muchas de las funciones comunes de las empresas se externalizan, de modo que ésta se pueda concentrar en su negocio y la estrategia. Por ejemplo:
- La atención al cliente se contrata a una empresa especializada en recibir y realizar llamadas telefónicas (centro de contacto o call center).
- La administración de recursos humanos (pago de nóminas, contratación y selección, entre otras actividades).
- La contabilidad y finanzas.
- La administración de la tecnología.
A los tradicionales motivos que han potenciado la externalización como son concentrarse en las actividades principales del negocio, reducir los costes y convertir los fijos en variables, se han añadido otros que configuran un nuevo escenario de relación con los proveedores; un escenario con mayor compromiso y creatividad:
- La necesidad de crear estructuras de servicio muy dinámicas y adaptables a los entornos cambiantes en las formas de hacer negocio y prestar servicios.
- La garantía de disponibilidad de recursos y tecnología especializada a unos costos predecibles.
- La mejora de la eficiencia global y no sólo de determinadas tareas.
BPO Y EL VALOR AÑADIDO PARA TU ORGANIZACIÓN
El Business Process Outsourcing aporta una serie de beneficios a las empresas que deciden subcontratar algunos de sus procesos o servicios. Las principales ventajas son:
- Reducción de costes
- Mejora la calidad
- Aumento de la eficacia
- Fijar nuevos objetivos
1. Reducción de costes
Contratar actividades y procesos a una empresa externa implica que no son necesarias las infraestructuras ni el personal necesario para realizarlo.
Por lo tanto, se produce una reducción de costes relacionado con personal, alquiler de locales y oficinas, inversión y mantenimiento de equipos tecnológicos, licencias de software y similares.
El proveedor de servicios contratados será el encargado de disponer del personal cualificado y la infraestructura y tecnología necesaria para dar el servicio, asumiendo los gastos de los mismos.
2. Mejora la calidad
El proveedor contratado es una empresa especializada en ese tipo de servicios, por lo que dispone de los recursos, infraestructuras y experiencia necesaria para obtener un resultado óptimo.
El personal de la empresa proveedora de servicio tendrá una alta capacitación técnica, lo que permitirá ofrecer un servicio más eficiente y con mayor calidad. El BPO implica un aumento de la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la empresa.
Las empresas proveedoras contratadas no solo se dedican a realizar el servicio para el que son contratadas, sino que realizan una reingeniería de procesos en busca de mejoras en los flujos de trabajo que permitan optimizarlos y obtener un mayor rendimiento con un coste, esfuerzo y tiempo inferior al utilizado por la empresa.
3. Aumento de la eficacia
El BPO aporta flexibilidad para elegir los servicios más relevantes que serán subcontratados (por ejemplo, aquellos que mayor coste tengan o que menos valor estén generando).
El proveedor contratado permitirá que la empresa tenga acceso a lo último en tecnología sin necesidad de invertir en la misma, encontrándose a la vanguardia del mercado y pudiendo luchar con la competencia de forma óptima.
Utilizar las nuevas tecnologías permitirá aumentar la agilidad y eficacia de la empresa lo que incrementará la productividad y ayudará al crecimiento.
4. Fijar nuevos objetivos
Subcontratando, se eliminan gastos de infraestructura, se gana en flexibilidad y capacidad para adaptarse a los cambios y se aumenta la rapidez de los procesos y la toma de decisiones.
Por lo tanto, las empresas están mejor preparadas para fijarse nuevos objetivos o metas más ambiciosas (como el lanzamiento de una nueva línea de negocio o la implementación de un nuevo servicio).
QUÉ TIPO DE ACTIVIDAD ES COMPATIBLE CON BPO
En este artículo hemos segmentado los tipos de servicio compatibles con externalización en dos tipos:
BPO Interno.
Se relaciona con la externalización de partes de la actividad que afectan directamente a la gestión de la propia empresa.
Es un tipo de externalización más de tipo estructural e influye en aspectos del negocio tales como contabilidad, procesos de pago, cuestiones de tipo legal, flujo de caja, servicios IT, recursos humanos, y calidad.
El objetivo de este tipo de servicios es el de contratar a profesionales especializados para que la empresa funcione de manera fluida.
La externalización de estos procesos es realizada cuando satisfacen la falta de necesidad de contratar servicios completos, mientras que otros se demandan con el fin de lograr mayor flexibilización y el ahorro de costes ya descritos.
BPO Externo.
Al frente del anterior, contempla servicios más dirigidos a mejorar la relación con públicos externos como clientes y proveedores.
De esta subcategoría formaría la externalización de servicios como soporte, servicios de ventas y marketing.
En cuanto a la subcontratación de personal, puede tratarse de un tipo de BPO Interno como Externo, dependiendo de hacia dónde se dirija el servicio externalizado
BPO es una opción igualmente válida tanto para negocios manufactureros como basados en servicios.
CONTRATAR BPO: CÓMO DEBE SER EL SERVICIO Y LA RELACIÓN CON EL PROVEEDOR
Recurrir al Business Process Outsourcing supone depositar parte de la gestión de tu negocio en un proveedor de servicios cuyo ejercicio se integrará en aspectos elementales de la actividad de tu negocio.
Contratar BPO supone realizar un ejercicio de depósito de confianza en una empresa que ofrezca los servicios esperados a la vez que sepa encajar con la visión y valores de la vuestra
En Serenty Process Consulting vamos más allá, como Directores de Proyectos con una experiencia de más de 25 años, hemos aprendido a analizar y adaptarnos a las necesidades de cada uno de nuestros clientes.
La experiencia es un grado del que nos enorgullecemos, y que nos ha permitido trabajar con grandes empresas de calado nacional e internacional. La satisfacción de nuestros clientes nos convierte en un socio que te ayudará a desarrollar la actividad de tu negocio mediante servicios BPO a medida para tu empresa.
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