Business Process Outsourcing.
Business Process Outsourcing, tradicionalmente las empresas desarrollaban internamente todas sus operaciones, estuvieran o no relacionadas con su actividad principal. Con el tiempo, surgió la subcontratación a terceros para actividades secundarias, no relacionadas directamente con su objeto principal como servicios de limpieza o mensajería, debido principalmente, a la falta de personal especializado y el menor coste que supone.
En los últimos años y gracias al avance tecnológico, esta subcontratación se trasladó también a sectores que tenían un impacto más directo en el negocio, externalizando procesos de negocio completos, en muchos casos de tipo administrativo con un alto componente tecnológico, lo que ha permitido a las empresas centrarse en su actividad principal.
¿Qué es BPO?
Business Process Outsourcing (BPO) es la técnica de administración de recursos corporativos que consiste en la externalización de la administración de parte de los procesos, insumos y recursos de la empresa, materiales o intelectuales, depositando la confianza de esta actividad en un tercero especializado.
En un entorno cambiante, la externalización permite adaptarse a nuevas necesidades y capacitar a la empresa.
El creciente número de empresas que optan por la externalización demuestra su popularidad y crecimiento continuo.
Hoy en día, muchas de las funciones comunes de las empresas se externalizan, de modo que ésta se pueda concentrar en su negocio y la estrategia. Por ejemplo:
- La atención al cliente se contrata a una empresa especializada en recibir y realizar llamadas telefónicas (centro de contacto o call center).
- La administración de recursos humanos (pago de nóminas, contratación y selección, entre otras actividades).
- La contabilidad y finanzas.
- La administración de la tecnología.
A los tradicionales motivos que han potenciado la externalización, como concentrarse en actividades principales y reducir costes, se han añadido otros aspectos que configuran un nuevo escenario de relación con los proveedores. Este escenario implica un mayor compromiso y creatividad:
- La necesidad de crear estructuras de servicio muy dinámicas y adaptables a los entornos cambiantes en las formas de hacer negocio y prestar servicios.
- La garantía de disponibilidad de recursos y tecnología especializada a unos costos predecibles.
- La mejora de la eficiencia global y no sólo de determinadas tareas.
Business Process Outsorcing y el valor añadido para tu organización.
El Business Process Outsourcing aporta una serie de beneficios a las empresas que deciden subcontratar algunos de sus procesos o servicios. Las principales ventajas son:
- Reducción de costes.
- Mejora la calidad.
- Aumento de la eficacia.
- Fijar nuevos objetivos.
1. Reducción de costes.
Contratar actividades y procesos a una empresa externa implica prescindir de infraestructuras y personal propios, lo que conlleva una reducción de costes significativa.
Por tanto, se obtiene un ahorro en gastos relacionados con personal, alquiler de locales y oficinas, inversión en equipos tecnológicos y licencias de software.
El proveedor de servicios contratado se encarga de contar con personal cualificado, infraestructura y tecnología necesaria, asumiendo los gastos correspondientes.
2. Mejora la calidad.
El proveedor contratado, al ser una empresa especializada, cuenta con los recursos y experiencia necesarios para obtener resultados óptimos.
Además, el personal altamente capacitado de la empresa proveedora garantiza un servicio eficiente y de alta calidad. En consecuencia, la externalización conlleva una mejora en la calidad de los productos y servicios ofrecidos.
Asimismo, las empresas proveedoras no se limitan únicamente a brindar el servicio contratado, sino que también realizan una reingeniería de procesos para optimizar los flujos de trabajo. Esto permite obtener un mayor rendimiento con un menor costo, esfuerzo y tiempo por parte de la empresa.
3. Aumento de la eficacia.
El BPO aporta flexibilidad al permitir seleccionar los servicios más relevantes para subcontratar, como aquellos de alto costo o bajo valor generado.
Además, el proveedor contratado brinda acceso a la última tecnología sin necesidad de inversión, manteniendo a la empresa a la vanguardia del mercado y mejorando su capacidad competitiva.
La adopción de nuevas tecnologías aumenta la agilidad y eficacia de la empresa, lo que se traduce en mayor productividad y apoyo al crecimiento.
4. Fijar nuevos objetivos.
Al subcontratar, se eliminan gastos de infraestructura, lo que permite a las empresas ganar en flexibilidad y capacidad para adaptarse a los cambios, además de aumentar la rapidez de los procesos y la toma de decisiones.
En consecuencia, las empresas se encuentran mejor preparadas para establecer nuevos objetivos o metas más ambiciosas, como el lanzamiento de una nueva línea de negocio o la implementación de un nuevo servicio. Esto se debe a que pueden aprovechar los recursos liberados y centrarse en iniciativas estratégicas de mayor valor agregado.
¿Qué tipo de actividad es compatible con Business Process Outsourcing?
En este artículo hemos segmentado los tipos de servicio compatibles con externalización en dos tipos:
BPO Interno.
La externalización de procesos, también conocida como subcontratación, está estrechamente relacionada con la externalización de actividades que tienen un impacto directo en la gestión interna de la empresa.
Se trata de una forma de externalización estructural que abarca áreas como contabilidad, pagos, aspectos legales, flujo de caja, servicios de TI, recursos humanos y calidad.
El propósito principal de este tipo de servicios es contratar profesionales especializados para garantizar el funcionamiento fluido de la empresa.
La externalización de procesos se lleva a cabo con el fin de satisfacer necesidades específicas, lograr flexibilidad y ahorrar costos en servicios que no requieren una dedicación a tiempo completo. Esto permite a las empresas adaptarse rápidamente a cambios en la demanda y centrarse en sus actividades principales.
BPO Externo.
En adición a lo anterior, existe otra categoría de servicios de externalización enfocados en mejorar la relación con audiencias externas, como clientes y proveedores.
Dentro de esta subcategoría se encuentran servicios como soporte, ventas y marketing externalizados.
La subcontratación de personal puede clasificarse como BPO interno o externo, dependiendo de la ubicación del servicio externalizado.
El BPO es una opción válida tanto para empresas manufactureras como para las basadas en servicios. Esta estrategia les permite optimizar recursos y centrarse en su negocio principal.
Contratar BPO: cómo debe ser el servicio y la relación con el proveedor:
Recurrir al Business Process Outsourcing supone depositar parte de la gestión de tu negocio en un proveedor de servicios cuyo ejercicio se integrará en aspectos elementales de la actividad de tu negocio.
Contratar BPO supone realizar un ejercicio de depósito de confianza en una empresa que ofrezca los servicios esperados a la vez que sepa encajar con la visión y valores de la vuestra
En Serenty Process Consulting vamos más allá, como Directores de Proyectos con una experiencia de más de 25 años, hemos aprendido a analizar y adaptarnos a las necesidades de cada uno de nuestros clientes.
La experiencia es un grado del que nos enorgullecemos, y que nos ha permitido trabajar con grandes empresas de calado nacional e internacional. La satisfacción de nuestros clientes nos convierte en un socio que te ayudará a desarrollar la actividad de tu negocio mediante servicios BPO a medida para tu empresa.
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