Antes de analizar cuáles son los grupos de procesos que intervienen en una eficaz Dirección de Proyectos, te recordaré lo que vimos en el artículo ¿Qué es la Dirección de Proyectos? de forma muy breve:

La Dirección de Proyectos se basa en la utilización en los Proyectos de CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, HERRAMIENTAS y TÉCNICAS aplicadas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo y conseguir que se alcancen los objetivos.

Es necesario identificar objetivos, requisitos y gestionar las necesidades y expectativas de la empresa según se planifica y efectúa el proyecto.

Encontrar el equilibrio entre el alcance, tiempo, presupuesto, recursos, calidad y riesgos. Hacer que todo encaje perfectamente.

Y para poder hacer que todo encaje a la perfección, lo vamos a gestionar a través de distintos grupos de procesos. Los procesos que vamos enumerar y a ver, están estructurados en cinco grandes grupos de procesos :

• Procesos de Inicio. 
• Procesos de Planificación. 
• Procesos de Ejecución. 
• Procesos de Monitoreo y Control. 
• Procesos de Cierre.

Vamos a verlos con más detalle.

Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos

• Procesos de Inicio. Se definen los objetivos del proyecto, se identifican a los principales interesados, se nombra al Director de Proyectos y se autoriza formalmente el inicio del proyecto.

 

• Procesos de Planificación. Se define el alcance del proyecto, se depuran los objetivos para entenderlos y concretarlos todavía más, y se desarrolla el plan para la dirección del proyecto, que será la guía a seguir para que el proyecto finalice con éxito.

 

• Procesos de Ejecución. Se integran todos los recursos (equipo, proveedores, interesados…) con el fin de implementar el plan para la dirección del proyecto.

 

• Procesos de Monitoreo y Control. Se supervisa el avance del proyecto y se aplican acciones correctivas si hay desviaciones.

 

• Procesos de Cierre. Se formaliza con el cliente la aceptación de los entregables del proyecto.

 

Los Grupos de Procesos de la Gestión/Dirección de Proyectos se vinculan entre sí a través de los resultados que producen. Los grupos de procesos rara vez son eventos diferenciados o únicos; son actividades superpuestas que tienen lugar a lo largo de todo el proyecto. La salida de un proceso normalmente se convierte en la entrada para otro proceso o es un entregable del proyecto. El Grupo de procesos de Planificación suministra al Grupo de procesos de Ejecución el Plan para la Gestión del Proyecto y los documentos del proyecto y, según el proyecto avanza, a menudo exige actualizar el plan para la dirección del proyecto y dichos documentos.

Cuando el proyecto está dividido en fases, los grupos de procesos interactúan dentro de cada fase.

 

 

¿Qué se hace en los procesos de Inicio?

• Se selecciona al Director de Proyectos.
•  El proyecto comienza cuando se aprueba el Project Charter (Acta de Constitución del Proyecto)
• Se involucran al inicio del proyecto a los stakeholders (interesados), es decir, hay que involucrar al cliente, usuarios, patrocinadores… para conocer sus requerimientos y expectativas del proyecto.

 

¿Qué se hace en los procesos de Planificación?

• Establece el Alcance total del proyecto.
• Define y redefine los objetivos
• Se desarrolla el Plan de Dirección del Proyecto
• Se desarrollan los documentos que serán utilizados

 

¿Qué se hace en los procesos de Ejecución?

• Coordinación de las personas y recursos con los que contamos en el proyecto.
• Gestionar las expectativas de los stakeholders (interesados del proyecto)
• Actualizar la planificación si es necesario y redefinir las líneas base.
• Gestionar el presupuesto del proyecto, ya que en ejecución es donde se gasta la mayor parte

 

¿Qué se hace en los procesos de Monitoreo y Control?

• Medir el rendimiento del proyecto de acuerdo al Plan de Dirección del Proyecto
• Que el equipo conozca cómo se encuentra el proyecto
• Identificar áreas donde prestar mayor atención  o mejorar
• Asegurarse de que se llevan a cabo los cambios aprobados
• Control de Riesgos y Desviaciones

 

¿Qué se hace en los procesos de Cierre?

• Cerrar las adquisiciones una vez aceptados los entregables
• Gestionar documentalmente el cierre del proyecto
• Documentar las lecciones aprendidas
• Cerrar el proyecto mediante la transferencia del resultado a los interesados

 

¿Cómo podemos ayudarte con la Dirección de Proyectos ?

Durante el proceso de cambio y mejora que le proponemos, le asesoramos y acompañamos, haciendo nuestros sus problemas y le guiamos durante la implementación siendo el apoyo profesional que necesita su empresa.

Utilizamos herramientas y metodologías propias, validadas en los procesos de gestión de innovación. Nuestro asesoramiento es independiente a ningún producto tecnológico ni marca comercial, para poder tomar decisiones libres e independientes, siempre preocupados por obtener lo mejor para tu empresa.

 

Ya sabes dónde encontrarnos!