La gestión del inventario es un aspecto fundamental de las operaciones comerciales. Muchas veces, es donde se obtienen ganancias o pérdidas. El trabajo de inventario puede ser tedioso, especialmente si no se utilizan soluciones software de gestión de inventario. Hacer el inventario manualmente puede llevar más tiempo y es probable que sea más impreciso en comparación con la gestión asistida por computadora.

Desafortunadamente, esta es la realidad para muchas pymes. Se encontró que solo alrededor del 18% de las pymes usan herramientas de administración de inventario . Muchas empresas aún no aprovechan la digitalización; muchas empresas todavía se quedan atrás. En este artículo, brindaremos consejos que pueden ayudar a mejorar las habilidades y conocimientos de administración de inventario con el fin de ponerlo en práctica para optimizar estos procesos.

Es por eso que muchas empresas invierten en herramientas digitales para aumentar sus profesionales con precisión y administrar su inventario de manera más eficiente. Más específicamente, los gerentes de inventario y el personal del almacén utilizan soluciones de administración de inventario digital.

Estas herramientas ayudan a optimizar su práctica actual al tener algo para monitorizar el tiempo real, la ubicación de sus artículos o la salud general de sus existencias, entre otros. Además, estos respaldan las principales actividades de gestión de inventario, incluida la previsión, la gestión de almacenes, la logística y refuerzan su tecnología de back-end.

A continuación se relatan una serie de consejos que contribuyen a una gestión más eficiente del inventario:

1. Verifique todas las existencias entrantes

El primer paso debe ser verificar si el stock entregado es exactamente lo ordenado al proveedor. A veces, los proveedores reciben pedidos de stock empaquetados incorrectamente. Si no se administra correctamente el inventario y los pedidos, es muy probable que se provoquen irregularidades en el stock. Esto también pone en riesgo las ventas y credibilidad. En otros casos, es posible que obtenga más artículos de stock de los que realmente desea. Sin comprobarlo, no se podrán realizar las devoluciones necesarias a tiempo antes del próximo pedido.

Esto se hace tradicionalmente de forma manual. Además, para eso están los inspectores de calidad entrantes. En organizaciones más grandes, hay departamentos dedicados íntegramente a esta tarea. Sin embargo, en las pequeñas o medianas empresas, generalmente se encarga el dueño, con ayuda de algún personal. Por ejemplo, el equipo de TI debe verificar todos los pedidos relacionados con TI, como crimpadores y enrutadores; y los conductores de camiones deben inspeccionar todos los pedidos relacionados con el transporte, como neumáticos nuevos o el número de cajas de entrega.

De esta manera, la verificación puede ser realizada por las personas más conocedoras de su organización en lo que respecta a su inventario. Además, también es importante verificar la calidad y no solo la cantidad de artículos. En los restaurantes, en última instancia, el trabajo del chef es verificar los ingredientes que utilizan. Para las organizaciones médicas, son los médicos o los tecnólogos médicos.

2. Almacene las existencias con prudencia

Es más fácil colocar las existencias donde quepa, pero la forma fácil no siempre es mejor, ya que esto puede dificultar el seguimiento del producto. Si existen productos similares con empaques similares (podrían diferir en cantidad o tener una diferencia imperceptible), es más probable cometer errores graves. Por lo tanto, es mejor tener un sistema claro que todos puedan aprender fácilmente. Además, es mejor tener un almacén organizado.

Otra razón para tener un sistema claro es la independencia del personal de almacén. Puede que le pase algo al personal clave pero, si el sistema está bien estructurado, entonces no habrá problema para que el negocio pueda continuar.

Muchas veces, los emprendedores hacen sus acciones siguiendo su camino. Y como muchas personas creativas, los emprendedores pueden ser desordenados y bastante posesivos con sus sistemas de trabajo. Están «organizados» a su manera y son muy reservados cuando se trata de las cosas que creen que los hacen exitosos. Esto incluyen cómo mantienen sus existencias.

Será importante dejar este aspecto atrás y hacer los esfuerzos necesarios para optimizar y transmitir el sistema de trabajo al personal actual y futuro. Las directrices y los manuales deben redactarse y distribuirse con claridad. Además, estos deberían convertirse en protocolos de trabajo. Esto debería ser algo natural para el personal.

3. Cree etiquetas claras

Las grandes empresas utilizan la identificación por radiofrecuencia o RFID para rastrear, actualizar y monitorear fácilmente sus artículos y niveles de existencias. Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas todavía confían en etiquetas pasadas de moda y recuerdos no tan confiables. Por lo tanto, es mejor dejar claras estas etiquetas. Además, es conveniente registrar los movimientos en una hoja de cálculo o en una plataforma de gestión de inventario.

Para el almacén físico, siempre hay que asegurarse de tener una etiqueta clara en los espacios de almacenaje con el número de producto correspondiente, la cantidad y la descripción básica, incluido el nombre del proveedor y otros detalles importantes.

El etiquetado facilita la identificación del producto. Además, se deben actualizar las etiquetas sobre la marcha. Esto facilita el seguimiento, ya que siempre se puede conocer el contenido de la caja con su cantidad exacta. Esto permitirá saber cuándo se debe preparar el siguiente lote o realizar el próximo pedido.

4. Seguimiento de fechas de vencimiento

Si se ofrecen productos perecederos, existe la responsabilidad de multas considerables si el producto se entrega en malas condiciones a los clientes. Por lo tanto, se debe realizar un seguimiento de las «fechas de caducidad» de cada producto. De esta manera, se puede borrar el stock antes de que se quede obsoleto. Muchas empresas compensan sus existencias ofreciéndolas a precios más bajos.

Además, solo para estar seguro. También es importante verificar las fechas de vencimiento de los pedidos salientes antes de empacar. Esta es la última línea de defensa. Nadie quiere que lo arruinen y, lo que es peor, nadie quiere dañar a clientes inocentes y leales.

Además, como antes se ha relatado, las fechas de vencimiento son información importante que se debe incluir en las etiquetas y en las base de datos. Si se maneja una solución de plataforma de administración de inventario, también se puede configurar para que notifique al personal cuando se acerque la fecha de vencimiento de los productos. Esta es una gran característica que ofrecen las mejores herramientas de gestión de inventario.

Si quieres seguir ampliando conocimientos, aquí te mostramos la segunda parte acerca de la correcta gestión de inventarios.